ホーレンソー

報連相が大事だ。という言葉を最近よく聞きます。
僕自身、後輩がいて報連相の意味合いについてものすごく重要性を感じているのですが
今回は自分への戒めの意味でも別の観点でブログを書きます。

報連相をしっかりやれ!と言いますが
命解援はしっかりできていますか?ということです。

報連相=報告・連絡・相談

命解援=命令・解説・援助

各要点をまとめてみます。

【報告】
報告の目的は「進捗状況の把握が行えていて目標達成に向けて、このままでいいのか軌道修正が必要なのか判断すること」だと思っています。
なので報告に求められることとしては
・目標に対しての進捗状況に関するものが端的に伝わること
・進捗状況が一発で伝わること
この2点によって計画の維持もしくは変更が決定できることにあります。

「あれ、どうなっているの?」と相手から聞かれたら終わりだと私は上司に習いました。
また、進捗状況が一発で伝わることが必要なので事実に基づいた報告でないと相手には伝わりません。

「進捗いい感じです!」
「順調です」
「状況芳しくありません」
みたいな報告は何がどうなっているのか一切伝わってこないのでコミュニケーションコストがかかります。
「目標◯◯に対して△△という施策を行っていますが、進捗率は◯%です。このままだとうまくいかないので□□することで対応します。」

報告の頻度をあらかじめ合意しておくことも便利です。
1日1回なのか週に1回なのか相手と期待がずれているとお互いに怒りや悲しみが生まれかねません。

【連絡】
連絡とは何か共有すべきことを伝えることをさします。
ずっと「報告と連絡って何がちがうのか?」と思っていたのですが
報告は目標達成のための進捗状況の把握とそれによる意思決定を目的にするもので
それ以外の目的のやりとりはすべて連絡なんじゃないかと個人的には整理しています。(雑)

仕事においてそれ以外の目的のやりとりって何なんでしょう?
いくつか整理してみました。
①完了のやりとり
うちの会社は完全にリモートですし、個人事業的な働き方なのでメンバー同士会いませんし、やりとりすらしないこともあります。
1ヶ月ぶりに「久しぶりだな!」とラインすることもあります。
そんな中で、会うたびにお礼のラインをくれる後輩がいます。

「今日はコーヒーごちそうさまでした!」
「今日は営業同行してくださってありがとうございます。私と〜というところが違って学びになりました。」
「今日話にあがったこと早速明日やってみます!教えてくださってありがとうございます。」
「おすすめしていただいた本読みました!こういうところが響きました。ありがとうございます!」

こんな感じのラインです。
こんなラインが毎回来ると、僕としてもうれしいですし、またサポートしたくなります。
仕事も誰かに任せたい。と思ったときに真っ先によくお礼のラインをくれる後輩に頼みたくなります。

このような完了の連絡はものすごく信頼関係を深めるし、人と人との関係性をよくするなぁと実感しています。

おそらく、上司と部下という関係ではなく、お客さんとの関係でも、家族でも友達でも恋人でもこのような完了の連絡は
関係性を豊かにします。

②決定事項の共有
「事務連絡」みたいな言葉がありますが
決まったことや、終わったこと、伝えてねと言われたことなどを共有するコミュニケーションです。
この連絡におけるポイントは事実を端的に伝えることにあるかと思います。

母親の教育に僕はいろんなことを学んで感謝しているのですが
今でも鮮明に覚えている言葉があります。
小さい頃からずっと「伝わっていないのは言ってないことと同じだから」と言われ続けてきました。

「僕言ったじゃないですか!」とどれだけ主張しても相手に伝わってなかったら何の意味もないわけです。
伝わったことまで確認することが連絡です。
私自身が意識していることは
・結論を先に言う。
・事実で伝える。(主観は入れない)
・その背景(意味合い)を後から言う。
・口頭で伝えた場合、その後で文面で同じことを再度連絡する。
です。
人の記憶というのは驚くほど曖昧ですし、
伝わっていないのは言っていないことと同じですし
伝わっていない場合、伝える側に問題があると母親から学ばされてきたので笑

目標達成のための進捗状況の把握と意思決定のためのやりとりが報告で、
決定事項の共有や完了のためのやりとりが連絡というのが僕個人的な理解です。

完全に個人的な理解なので
もっとこう考えた方がいい!というものがありましたら教えてください笑

【相談】
自分の目標やチームの目標を達成する上で
自分一人で解決できなさそう、解決策が分からない、目標達成できなさそうと予感がした時点で
しかるべき人にとるコミュ二ケーションが相談です。
相談の目的は問題解決です。

相談の目的は問題解決なのですが
相談しづらいパターンがいくつかあります。

心理的安全性に深く関わってくるのですが

1)自分が無知だと思われるんじゃないか
2)自分が無能だと思われるんじゃないか
3)相手の邪魔をすることになるんじゃないだろうか

こういうことを考えた瞬間に相談ができなくなります。
自分一人で解決しよう。。。そんなことを考えた結果
案の定、うまくいかなくなる。

そんな経験をたくさんしてきました。

まずは上に書いた1)〜3)の自分の中の不安と戦う必要があります。

僕が考えるこれらの不安に打ち勝つ方法は自分以外の目的を意識することです。
「お客さんのために」
「あの人のために」
「チームのために」
そういったことを考えると自分の不安のせいで他人に迷惑を考えることの方がいやになります。

基本的に1)〜3)の不安というのは
自分のプライドが傷ついたり自分の自己肯定感が下がるのではないか?という不安なので
傷つこうが自己肯定感下がろうが他人の役に立っているという意味付けさえしてしまえば相談が躊躇なくできるようになりました。

また、無知だと思われたり、無能だと思われたり、邪魔していると思われないように
できる限り調べて、考えて、自分なりの考えをもってから相談に行くようになりました。

「これどうしたらいいですか?」ではなくて
「こういう問題があります。自分なりには〜しようと思っているのですが、効果的でしょうか?」といった相談の仕方をするようになりました。

僕自身、まだまだ報連相不十分だなと書いていて気付きました。
本当は報連相のほうではなく
命解援についてブログ書きたかったのですが
報連相についてで割と文量書いてしまったので
また次回にでも書くことにします笑

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